Administración de Archivos

Difusión

Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, con el objetivo de favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del Estado.

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Vinculación Archivística

Es la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente; los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.

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Organismos Rectores

Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria institucional, de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y las demás disposiciones aplicables.

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Cursos, Asesorías y Capacitaciones

Los sujetos obligados deberán promover la capacitación y certificación de las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo

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Registro Nacional de Archivos

Es una aplicación informática, administrada por el Archivo General de la Nación, cuyo objeto es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados de interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos. La inscripción al Registro Nacional es obligatoria para los sujetos obligados y para los propietarios o poseedores de archivos privados de interés público y su información debe actualizarse de manera anual.

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Conservación y Preservación

Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones básicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.

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Bajas Documentales

A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos Orden Jurídico Poblano 10 de conservación, y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.

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Transferencia Documental

Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.

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Grupo Interdisciplinario de Archivos

Deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos, la unidad de transparencia, los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.

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Área Coordinadora de Archivos

A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos.

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Más...

Sistema Institucional de Archivos

Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones aplicables.

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Planes Programas y Proyectos

Planes programas y proyectos en materia de archivos. El programa contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.

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Disposición en Materia de Archivos

Tiene por objeto establecer los principios y bases generales, para la organización y conservación, administración y preservación de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado de Puebla. Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado.

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