¿Quiénes Somos?

Área encargada de promover y vigilar el cumplimiento de la gestión documental asegurando su custodia, conservación a lo largo de su ciclo vital así mismo garantizar el acceso y consulta de archivos para las generaciones presentes y futuras. Nuestro equipo está conformado por profesionales altamente capacitados en materia archivística comprometidos, con la transparencia, eficacia administrativa, coadyuvando en la organización de documentos producidos o recibidos con base en sus atribuciones del sujeto obligado.

Organigrama del Área Coordinadora de Archivos

Funciones del Área Coordinadora de Archivos

  • I. Elaborar, con la colaboración de las personas responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control y consulta archivísticos previstos en la Ley General, esta Ley y demás normativa aplicable;
  • II. Así lo requiera; elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
  • III. Elaborar y someter a consideración de la persona titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual;
  • IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas;
  • V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
  • VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
  • VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos;
  • VIII. Coordinar con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos.
  • IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y en su caso histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;
  • X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables
  • XII. Las que establezcan las disposiciones aplicables.

Administración de archivos

Disposición en Materia de Archivos
Tiene por objeto establecer los principios y bases generales, para la organización y conservación, administración y preservación de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado de Puebla. Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado.
Planes Programas y Proyectos
Planes programas y proyectos en materia de archivos. El programa contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
Sistema Institucional de Archivos
Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones aplicables.
Área Coordinadora de Archivos
A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos.
Grupo Interdisciplinario de Archivos
Deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos, la unidad de transparencia, los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.
Transferencia Documental
Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.
Bajas Documentales
A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos Orden Jurídico Poblano 10 de conservación, y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Conservación y Preservación
Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones básicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.
Registro Nacional de Archivos
Es una aplicación informática, administrada por el Archivo General de la Nación, cuyo objeto es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos privados de interés público, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos. La inscripción al Registro Nacional es obligatoria para los sujetos obligados y para los propietarios o poseedores de archivos privados de interés público y su información debe actualizarse de manera anual.
Cursos, Asesorías y Capacitaciones
Los sujetos obligados deberán promover la capacitación y certificación de las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo
Organismos Rectores
Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria institucional, de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y las demás disposiciones aplicables.
Vinculación Archivística
Es la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente; los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
Difusión
Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, con el objetivo de favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del Estado.

Opciones de accesibilidad

Secretaría de Cultura